一、建立基本信息
亞拓管理軟件的基本信息主要包括客戶信息、供應(yīng)商信息、商品信息、員工信息等，建立基本信息非常關(guān)鍵，后續(xù)所有業(yè)務(wù)都是要關(guān)聯(lián)基本信息的，亞拓軟件的進(jìn)銷存軟件中客戶信息、供應(yīng)商信息、商品信息都是采用樹形分類，所以，分類的合理與否就涉及到后面需要的報表能否出得來。
另外，基本信息建立必須遵循五個原則：
1、統(tǒng)一的編號規(guī)則；
2、統(tǒng)一的命名規(guī)則；
3、產(chǎn)品名稱、客戶名稱必須完整唯一。
4、專人負(fù)責(zé)在統(tǒng)一編號、命名規(guī)則下建立完整的產(chǎn)品名稱、客戶名稱。
5、產(chǎn)品名稱必須是細(xì)化到最小的單元格。
舉例說明：
①商品名稱建議直接命名
例如：聯(lián)想ThinkpadT410。公式=品牌+產(chǎn)品+具體型號。這樣的命名方式可以避免產(chǎn)品名稱重復(fù)、不唯一，帶來庫存管理的混亂。
②客戶公司命名就堅(jiān)持全名
例如：鄭州亞拓軟件科技有限公司，就必須命名為全名。避免鄭州亞拓，亞拓軟件、亞拓公司、亞拓科技、丫頭軟件科技等簡稱。否則，你的應(yīng)收款管理很混亂，你會發(fā)現(xiàn)， 鄭州亞拓賬上掛著一筆應(yīng)收，亞拓科技賬上也有應(yīng)收，你怎么管得清楚到底總的有多少應(yīng)收呢。
③期初公司的銀行賬戶和老板、法人的私人賬戶必須分開
否則，老板要用錢直接就從公司賬戶里面支取，客戶什么時候打款過來也不清楚。現(xiàn)金銀行肯定很混亂。雖然說公司的錢也是老板的錢，從規(guī)范的財務(wù)角度講，就算老板要用公司里面的錢，也得有憑證才從財務(wù)處支取，這樣，出納的現(xiàn)金、銀行日記賬才會清晰明了。
二、錄入期初數(shù)據(jù)
比如期初庫存商品、期初應(yīng)收、期初現(xiàn)金銀行等。
①錄入期初是手工帳和電腦賬銜接的過程，只有把期初的數(shù)據(jù)盡可能的盤點(diǎn)清楚，后面公司管理越容易理順。如果期初不準(zhǔn)，后期的數(shù)據(jù)分析、報表查詢就沒有多大作用和意義了，因?yàn)槠诔鯏?shù)據(jù)不準(zhǔn)，過程管理得再好，最后的數(shù)據(jù)也不準(zhǔn)。
②必須在業(yè)務(wù)過程中逐步去調(diào)整數(shù)據(jù)，把軟件的賬面庫存和倉庫的實(shí)物庫存盤點(diǎn)核對清楚。通過期初庫存調(diào)整或庫存管理的報損、報溢來調(diào)整庫存。再把往來核對清楚、管理好應(yīng)收應(yīng)付、現(xiàn)金銀行等。
三、日常業(yè)務(wù)的處理
日常業(yè)務(wù)處理注意幾點(diǎn)就可以：
1、管庫存的，一般不開進(jìn)貨類、出貨類單據(jù)，管理庫存的人，只需要管好庫存商品數(shù)量，不能自己去做單子。
倉庫只需確保庫存商品不被偷、被盜、水淹，確保實(shí)物入庫數(shù)量、型號和入庫單數(shù)量、型號一致，確保出庫數(shù)量、型號和出庫單一致。發(fā)貨、配貨必須見單照單執(zhí)行，準(zhǔn)確無誤的發(fā)貨、配貨。
2、進(jìn)貨和銷售必須分開，專人負(fù)責(zé)。
建議一人開采購單，一人審核、一人過賬；人手不夠的情況也可以一人開單，另外一人審核兼顧過賬。至少保障進(jìn)貨有人負(fù)責(zé)、銷售有人負(fù)責(zé)、倉庫有人負(fù)責(zé)。各司其責(zé)，在自己崗位權(quán)限范圍內(nèi)工作。分工合作。
3、管理往來的，負(fù)責(zé)把每一筆款項(xiàng)找到對應(yīng)的出入庫單據(jù)，及時準(zhǔn)確的勾兌，管理好客戶的信用額度、信用周期，統(tǒng)計出超期應(yīng)收，簡單的做一些賬齡分析，資金周轉(zhuǎn)率等分析。
4、所有采購類、銷售類、庫存類、費(fèi)用類、收入支出類單據(jù)快速及時準(zhǔn)確的錄入系統(tǒng)并審核過賬，當(dāng)日事，當(dāng)日畢。杜絕業(yè)務(wù)有單不錄，有單不審，有審核過的單子不及時過賬、錄單不準(zhǔn)確、錄單不及時，只有這些情況杜絕了，才能確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，報表無誤，數(shù)據(jù)報表分析可以幫助企業(yè)制定更細(xì)更好的營銷政策、銷售方法、內(nèi)控體系等。
5、費(fèi)用的明細(xì)科目盡量建立完善，方便后期的財務(wù)費(fèi)用核算，更好的做財務(wù)預(yù)算，節(jié)省開支，把每一筆費(fèi)用花在最有價值的地方。一般可以核算到部門、職員、單位。
多種的角色和分工讓企業(yè)日常的工作能夠快速地落實(shí)到個人上，每人都可以方便地完成自己的工作，減少互相之間的牽連和等待，從而大大提高了企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)作效率
·盡量讓銷售人員、采購人員、財務(wù)人員、倉管人員等多種角色都參與到軟件的管理中來；
·銷售人員只負(fù)責(zé)貨品銷售方面的工作；
·采購人員只負(fù)責(zé)貨品采購的工作；
·財務(wù)人員專門記錄財務(wù)收支和進(jìn)行帳戶管理；
·倉管人員專門進(jìn)行貨品管理；
四、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析
進(jìn)銷存軟件除了錄入簡單的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及日常幾張常用單據(jù)以外，別的什么都不用做，放心等待報表結(jié)果，可以確保報表數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確的呈現(xiàn)給需要數(shù)據(jù)分析的領(lǐng)導(dǎo)。為企業(yè)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持，提供參考建議。這就是進(jìn)銷存軟件具有的使用效果，用戶無須操心里面復(fù)雜的統(tǒng)計公式，無須再拿著計算器或者算盤加加減減，只要通過單據(jù)形式把該錄入到軟件里的數(shù)據(jù)都正常錄入后，軟件就會自動進(jìn)行運(yùn)算，快速地給用戶展現(xiàn)一目了然的多維度、多角度的業(yè)務(wù)報表和財務(wù)報表。
綜上，軟件運(yùn)用的好壞，20%取決于軟件版本、功能、品牌是否選對，30%取決于軟件服務(wù)商的服務(wù)能力以及提供的服務(wù)質(zhì)量，剩下的50%就取決于客戶公司的管理制度、業(yè)務(wù)流程、崗位是否清晰、權(quán)責(zé)分工明細(xì)、老板的重視程度、員工質(zhì)量以及員工對軟件的配合度和公司是否有一整套的信息化運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)、方案。軟件品牌選好了，軟件服務(wù)商選擇好了，剩下來的就是配合公司管理制度、業(yè)務(wù)流程、全體員工配合、各自在自己的操作權(quán)限范圍內(nèi)做好自己分內(nèi)的事、持之以恒的做下去。隨著公司管理制度、業(yè)務(wù)流程的變化及時調(diào)整、完善信息化的方案。
只有這樣，軟件才會充分發(fā)揮它應(yīng)有的價值。軟件本身就是一個工具，就像一把斧頭一樣，有人用來砍樹，有人用來砍草。一把絕世好劍在普通人手里也沒有多少威力。在武林高手手上，花草樹葉都是絕好的暗器。武器隨手可得，信手拈來都是厲害的武器。所以，軟件本身無好壞，關(guān)鍵看是否適合您企業(yè)目前發(fā)展階段，是否吻合您的企業(yè)發(fā)展需求。只有不斷在企業(yè)信息化這條道路上問道，才會日益精進(jìn)，找到一條適合自身企業(yè)發(fā)展的信息化方案。
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